Pytania i odpowiedzi - konkurs dot. rewitalizacji

Pytania i odpowiedzi

Czy w ramach realizowanego konkursu kosztem kwalifikowanym będzie zlecenie przez gminę opracowania programu rewitalizacyjnego dla firmy zewnętrznej?

Zlecenie przez gminę firmie zewnętrznej opracowania programu rewitalizacji zgodne jest z zasadami wsparcia w ramach konkursu. Zgodnie bowiem z Regulaminem Konkursu za koszty kwalifikowalne zostaną uznane następujące wydatki poniesione na realizację działań, związanych z opracowaniem lub aktualizacją programów rewitalizacji:

  1. wydatki związane z opracowaniem analiz, zaangażowaniem ekspertów, planów działań, itp. niezbędnych do opracowania programu rewitalizacji (w tym m.in. wynagrodzenia zewnętrznych ekspertów);
  2. wydatki związane z opracowaniem lub aktualizacją programu rewitalizacji (w tym m.in. wynagrodzenia pracowników merytorycznych lub ekspertów zewnętrznych);
  3. wydatki związane z włączaniem różnych interesariuszy do prac nad opracowywaniem/ aktualizacją programu rewitalizacji (w tym m.in. koszty organizacji spotkań, konferencji, debat, wynagrodzenie moderatorów, ekspertów i panelistów, zakup materiałów niezbędnych do prowadzenia działań partycypacyjnych);
  4. koszty zarządzania projektem.

Należy jednak zwrócić uwagę, iż zarówno Wytyczne w zakresie rewitalizacji, jak również ustawa o rewitalizacji wymaga aby prace nad przygotowaniem programu, bądź jego aktualizacją, jak również wdrażanie (realizacja) programu oparte były na współpracy ze wszystkimi grupami interesariuszy, w tym szczególnie ze społecznością obszarów rewitalizacji, innymi ich użytkownikami, przedsiębiorcami i organizacjami pozarządowymi. Partycypacja społeczna jest bowiem wpisana w proces rewitalizacji jako fundament działań na każdym etapie tego procesu (diagnozowanie, programowanie, wdrażanie, monitorowanie). Tym samym oparcie opracowania programu rewitalizacji, wyłącznie na zleconych na zewnątrz opracowaniach, również wymaga przeprowadzenia procesu partycypacji społecznej, co zagwarantuje, że program rewitalizacji będzie dostosowany do lokalnych potrzeb i możliwości.

Tym samym w przypadku, gdy w programie rewitalizacji, zleconym do opracowania przez firmę zewnętrzną nie będzie wskazanego należytego uzasadnienia w kontekście aktywnego włączenia mieszkańców i innych grup docelowych w prace nad opracowaniem programu rewitalizacji, jak również aktywnego udział różnych grup interesariuszy w przyszłym procesie wdrażania i monitorowania realizacji postanowień programu rewitalizacji, Instytucja ogłaszająca konkurs daje sobie prawo do obniżenia punktacji na etapie oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie.

 

 Gmina przystąpiła do opracowywania programu rewitalizacji. Mamy podpisaną umowę z wykonawcą. Nie ponieśliśmy jeszcze żadnych wydatków. Wybór wykonawcy został dokonany w oparciu o Regulamin obowiązujący w Gminie (poniżej kwoty przetargowej). Wartość netto jest poniżej, natomiast wartość brutto jest powyżej 20 tys. zł. Zostało wysłane zapytanie ofertowe do trzech potencjalnych wykonawców. Wybrano ofertę najtańszą. Regulamin nie przewiduje zamieszczenia zapytań na stronie internetowej. Biorąc pod uwagę zapisy Procedury udzielania zamówień przez Dotacjobiorców , które odnoszą się do zamówień powyżej 20 tys zł. netto., czy przedmiotowy wydatek będzie uznany za kwalifikowany?

W odniesieniu do wszystkich wydatków poniesionych w ramach projektu należy przestrzegać Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 oraz Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, z zastrzeżeniem wydatków spełniających kryteria stosowania Procedury udzielenia zamówień przez dotacjobiorców (procedura ta wraz z załącznikami została zamieszczona pod ogłoszeniem o konkursie na stronie www.rpo.wrotapodlasia.pl). Stąd też należy mieć na uwadze, że wszystkie wydatki, muszą spełniać następujące warunki:

  • są niezbędne do realizacji Projektu;
  • dokonywane przy zachowaniu efektywności kosztowej, czyli zapewniające realizację zadań na wysokim poziomie merytorycznym przy optymalnym wykorzystaniu zasobów finansowych;
  • wykazane w dokumentacji księgowej wnioskodawcy w sposób umożliwiający ich identyfikację i weryfikację;
  • potwierdzone oryginałami dokumentów i zgodnie z postanowieniami umowy;
  • poniesione od dnia rozpoczęcia realizacji projektu (nie wcześniej niż od 1 maja 2015 r.) do dnia zakończenia (nie później niż do 31 sierpnia 2017 r.). Za datę zakończenia realizacji projektu uznaje się datę zakończenia ostatniego działania określonego we wniosku o udzielenie dotacji.

Procedura udzielenia zamówień przez dotacjobiorców ma zastosowanie do:

  • zamówień o wartości przekraczającej 20 000 zł netto do wartości stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
  • zamówień o wartości przekraczającej 20 000 zł netto w przypadku podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

W przypadku, gdy zamówienie zostało przeprowadzone przed ogłoszeniem Konkursu dotacji a jego wartość przekraczała 20 tys. zł netto, procedura dokonywania zamówień powinna być przeprowadzona zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, z dnia 10 kwietnia 2015 r. Zgodnie bowiem z treścią Wytycznych „w przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty”.

W związku z powyższym, brak upublicznienia zapytania ofertowego na stronie internetowej wnioskodawcy będzie skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny w ramach Konkursu dotacji.

W przypadku, gdy zamówienie, przekracza próg stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych należy kierować się przepisami tej ustawy.

Natomiast w przypadku zamówień poniżej 20 000 zł netto, wydatek ten będzie mógł zostać uznany za kwalifikowalny, jeśli został poniesiony zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami obowiązującymi w danej Gminie.

 

W związku z konkursem dotacji dla gmin Województwa Podlaskiego na opracowanie lub aktualizację programów rewitalizacji w ramach POPT 2014-2020 zwracam się z następującym pytaniem:

1. W Regulaminie umieszczona jest informacja "Projekty muszą zostać zrealizowane do dnia 31 sierpnia 2017 roku. Za datę zakończenia realizacji projektu uznaje się datę zakończenia ostatniego działania określonego we wniosku o udzielenie dotacji".

Czy zapis ten jest tożsamy z datą podpisania ostatniego protokołu odbioru/ostatniej płatności na rzecz wykonawcy? Czy do dnia 31.08.2017 r. Gmina jest zobligowana do przygotowania lub aktualizacji programu rewitalizacji wraz z jego uchwaleniem?

Zgodnie z§ 3. Załącznika nr 4 do Regulaminu do konkursu Istotne postanowienia umowy, stanowiące podstawę do przygotowania wzoru umowy, ze środków dotacji mogą być refundowane wyłącznie wydatki poniesione przez Dotacjobiorcę w terminie określonym w ust.1, z uwzględnieniem ust. 3. Przez poniesienie wydatków, o których mowa w ust. 2, należy rozumieć rozchód środków pieniężnych (ujęcie kasowe). Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków , pkt 6.2, podpunkt 3 wydatek kwalifikowalny to wydatek faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie, natomiast zgodnie z pkt 6.4 tychże Wytycznych, wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta. Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura, inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej.

Do dnia 31.08.2017 r. – gmina przedkłada GPR/LPR uchwalony przez Radę Gminy i dodatkowo poddany ocenie oddziaływania na środowisko.

 

Gmina ogłosiła konkurs na wybór wykonawcy Programu Rewitalizacji przed ogłoszeniem naboru wniosków do POPT. Wybór wykonawcy został przeprowadzony zgodnie z wewnętrzną procedurą, poprzez rozesłanie zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców i zebranie minimum 3 ważnych ofert. W oparciu o uzyskane oferty wybrano wykonawcę i podpisano  z nim umowę. W świetle procedury udzielania zamówień opublikowanej przy konkursie z POPT, procedura taka nie spełnia wymogów, gdyż zapytanie nie było zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego.

W związku z powyższym proszę o odpowiedź, czy koszty poniesione na wykonanie programu rewitalizacji w opisanej sytuacji mogą zostać uznane za kwalifikowane mimo braku publikacji zapytania w internecie? Jeżeli nie to, czy istnieje możliwość sanacji takiej procedury? Zwracam przy tym uwagę, że wybór wykonawcy nastąpił przed ogłoszeniem naboru wniosków i Zamawiający nie miał wiedzy na temat procedur, które będą obowiązywać w konkursie.

W odniesieniu do wszystkich wydatków poniesionych w ramach projektu należy przestrzegać Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 oraz Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, z zastrzeżeniem wydatków spełniających kryteria stosowania Procedury udzielenia zamówień przez dotacjobiorców (procedura ta wraz z załącznikami została zamieszczona pod ogłoszeniem o konkursie na stronie www.rpo.wrotapodlasia.pl). Stąd też należy mieć na uwadze, że wszystkie wydatki, muszą spełniać następujące warunki:

  • są niezbędne do realizacji Projektu;
  • dokonywane przy zachowaniu efektywności kosztowej, czyli zapewniające realizację zadań na wysokim poziomie merytorycznym przy optymalnym wykorzystaniu zasobów finansowych;
  • wykazane w dokumentacji księgowej wnioskodawcy w sposób umożliwiający ich identyfikację i weryfikację;
  • potwierdzone oryginałami dokumentów i zgodnie z postanowieniami umowy;
  • poniesione od dnia rozpoczęcia realizacji projektu (nie wcześniej niż od 1 maja 2015 r.) do dnia zakończenia (nie później niż do 31 sierpnia 2017 r.). Za datę zakończenia realizacji projektu uznaje się datę zakończenia ostatniego działania określonego we wniosku o udzielenie dotacji.

Procedura udzielenia zamówień przez dotacjobiorców ma zastosowanie do:

  • zamówień o wartości przekraczającej 20 000 zł netto do wartości stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
  • zamówień o wartości przekraczającej 20 000 zł netto w przypadku podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

W przypadku, gdy zamówienie zostało przeprowadzone przed ogłoszeniem Konkursu dotacji a jego wartość przekraczała 20 tys. zł netto, procedura dokonywania zamówień powinna być przeprowadzona zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, z dnia 10 kwietnia 2015 r. Zgodnie bowiem z treścią Wytycznych „w przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty”.

W przypadku zamówień poniżej 20 000 zł netto, wydatek ten będzie mógł zostać uznany za kwalifikowalny, jeśli został poniesiony zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami obowiązującymi w danej Gminie.

W związku z powyższym, brak upublicznienia zapytania ofertowego na stronie internetowej wnioskodawcy będzie skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny w ramach Konkursu dotacji.

 

Mamy prośbę dotyczącą wskaźnika G, który jest  oświadczeniu stanowiące załącznik do dokumentacji aplikacyjnej. Ministerstwo Finansów publikuje wskaźnik G na dany rok korzystając z danych o wpływach podatkowych za dwa lata wcześniej. Innymi słowy wskaźnik G za rok 2016 bazuje na danych za rok 2014 itd. W oświadczeniu ze wskaźnikami UMWP używa sformułowania wskaźnik G "za rok".  Czy chodzi o wskaźnik na rok 2016 (z danymi z roku 2014), czy wskaźnik na rok 2014 (z danymi z 2012 r.).

Podstawą, na jakiej UMWP opracował preferencje odnoszące się do wskaźnika G podstawowych dochodów podatkowych na 1 mieszkańca gminy w 2014 r., stanowi informacja opublikowana przez Ministerstwo Finansów dotycząca wskaźników dochodów podatkowych w przeliczeniu na jednego mieszkańca dla poszczególnych gmin (wskaźniki G), powiatów (wskaźniki P) i województw (wskaźniki W), stanowiące podstawę do wyliczenia rocznych kwot części wyrównawczej subwencji ogólnej i wpłat na 2014 r, znajdująca się na stronie http://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/dzialalnosc/finanse-publiczne/budzety-jednostek-samorzadu-terytorialnego/kwoty-i-wskazniki/-/asset_publisher/RJc8/content/wskazniki-dochodow-podatkowych-dla-poszczegolnych-gmin-powiatow-i-wojewodztw-na-2014-r?redirect=http%3A%2F%2Fwww.mf.gov.pl%2Fministerstwo-finansow%2Fdzialalnosc%2Ffinanse-publiczne%2Fbudzety-jednostek-samorzadu-terytorialnego%2Fkwoty-i-wskazniki%3Fp_p_id%3D101_INSTANCE_RJc8%26p_p_lifecycle%3D0%26p_p_state%3Dnormal%26p_p_mode%3Dview%26p_p_col_id%3Dcolumn-2%26p_p_col_count%3D1%26_101_INSTANCE_RJc8_advancedSearch%3Dfalse%26_101_INSTANCE_RJc8_keywords%3D%26_101_INSTANCE_RJc8_delta%3D10%26_101_INSTANCE_RJc8_cur%3D3%26_101_INSTANCE_RJc8_andOperator%3Dtrue#p_p_id_101_INSTANCE_RJc8_

Tym samym w oświadczeniu o osiągniętych przez gminę dochodach podatkowych na 1 mieszkańca gminy w 2014 r., zgodnie z informacją określoną przez Ministerstwo Finansów, podstawą do wyliczenia tego wskaźnika były dane o dochodach podatkowych za 2012 r. wg stanu na 30 czerwca 2013 r.

 

Jak opisać koszty osobowe i jak je uzasadnić we wniosku na konkurs dotacji na opracowanie lub aktualizację programów rewitalizacji?

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020, podstawę do określenia poziomu kwalifikowalności wynagrodzenia stanowi opis stanowiska pracy (lub równoważny dokument, który potwierdza wykonywane zadania np. zakres obowiązków) lub karta czasu pracy.  Dokumenty te powinny określać co najmniej wymiar czasu pracy, zakres zadań oraz procentowy udział zadań kwalifikowalnych na stanowisku pracy – zwany dalej poziomem kwalifikowalności stanowiska pracy (w podziale na poszczególne PO jeżeli dotyczy) oraz datę, od której wykonywane są zadania wskazane w tym dokumencie a także powinny zostać oznakowane zgodnie z zasadami informacji i promocji. Dodatki do wynagrodzeń mogą być kwalifikowalne tylko wtedy, gdy wynikają z funkcjonujących przepisów organizacyjnych danej jednostki.

Jednocześnie w przypadku ujęcia kosztów osobowych we Wniosku, należy je uzasadnić tak, aby koszty te nie budziły wątpliwości co do ich niezbędności, efektywności oraz racjonalności. W ramach kosztów osobowych należy opisać funkcję jaką będzie pełnił pracownik, jego obowiązki, zadania oraz cel w jakim zostanie on zatrudniony.

 

Proszę o informację, czy zatrudnienie pracownika merytorycznego do pomocy przy opracowaniu Programu Rewitalizacji, a tym samym koszty wynagrodzenia będą kosztami kwalifikowalnymi projektu? Gmina chciałaby zatrudnić na czas przygotowania Programu kilka osób spoza Urzędu poprzez Urząd Pracy. W Regulaminie konkursu w punkcie IV zawarta jest jedynie informacja "W celu opracowania rzetelnego programu rewitalizacji istnieje możliwość skorzystania ze wsparcia eksperckiego (poprzez zatrudnienie własnych ekspertów)."

Zgodnie z pkt IV Regulaminu konkursu -  Opracowanie programu rewitalizacji może zostać poprzedzone przygotowaniem niezbędnych analiz, ekspertyz, itp. W celu opracowania rzetelnego programu rewitalizacji istnieje możliwość skorzystania ze wsparcia eksperckiego (poprzez zatrudnienie własnych ekspertów) lub zwrócenia się o pomoc do Zespołu ds. rewitalizacji wskazanego przez Urząd Marszałkowski (o którym mowa w pkt V Regulaminu). W trakcie realizacji projektu gmina będzie mogła sfinansować ze środków projektu pracę eksperta (ekspertów) z zakresu rewitalizacji, który będzie wspierał dotacjobiorcę w procesie opracowania lub aktualizowania programu rewitalizacji (taka możliwość musi być jednak przewidziana w budżecie na etapie składania wniosku o przyznanie dotacji). Będzie on mógł być zatrudniony w urzędzie gminy – dotacjobiorcy na podstawie umowy o pracę lub może to być ekspert zewnętrzny tylko na czas opracowywania programu rewitalizacji.

Za koszty kwalifikowalne uznane zostaną wydatki spełniające łącznie następujące warunki:

  1. są niezbędne do realizacji projektu;
  2. dokonywane są przy zachowaniu zasady efektywności kosztowej, czyli zapewniające realizację zadań na wysokim poziomie merytorycznym przy optymalnym wykorzystaniu zasobów finansowych;
  3. poniesione zostaną przez Wnioskodawcę w terminie wskazanym w pkt 11.2 Regulaminu konkursu;
  4. wykazane będą w dokumentacji księgowej Wnioskodawcy, w sposób umożliwiający ich zidentyfikowanie i weryfikację;
  5. zostaną potwierdzone oryginałami stosownych dokumentów,
  6. poniesione zgodnie z postanowieniami umowy.

Dodatkowo Kosztami kwalifikowalnymi nie są:

  1. amortyzacja środków trwałych;
  2. finansowanie działalności niezwiązanej z projektem i poza okresem kwalifikowalności;
  3. wydatki zrefundowane w innym projekcie, współfinansowanym ze środków publicznych;
  4. zakup i leasing środków trwałych;
  5. koszty stałe utrzymania biura;
  6. wyposażenie biura, materiały biurowe i eksploatacyjne;
  7. koszty przygotowania wniosku;
  8. koszty budowy, przebudowy, rozbudowy, remontu;
  9. podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

 

Czy składając wniosek  gmina musi mieć zabezpieczony w budżecie wkład własny na wykonanie programu rewitalizacji?

Przy składaniu wniosków nie jest wymagany dokument potwierdzający zabezpieczenie środków w budżecie gminy. Po podpisaniu umowy z gminą, środki finansowe będą przekazywane przez Urząd Marszałkowski w transzach w formie refundacji. Należy pamiętać, że gmina zobowiązana jest do wniesienia wkładu własnego, wynoszącego minimum 10% kosztów kwalifikowalnych realizacji projektu. Wkład własny rozliczany będzie w sprawozdaniu końcowym z realizacji projektu.

Poleć innym: