Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków związanych z projektem. Dowiedz się zatem, jakie obowiązki należy spełnić po zakończeniu projektu i jakie mogą być konsekwencje popełnienia zaniedbań w tym zakresie.
Trwałość projektu
Okres trwałości projektu to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu. Ich osiągnięcie zadeklarowałeś we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to np. zakupionych środków trwałych i stworzonych miejsc pracy. Obowiązek zachowania trwałości dotyczy projektów infrastrukturalnych oraz inwestycyjnych, w których dokonywane są zakupy sprzętu lub wyposażenia. Obowiązek ten uchylany jest w sytuacji, gdy zaprzestałeś działalności z powodu ogłoszenia upadłości niewynikającej z oszukańczego bankructwa.
Bardzo ważne informacje
Okres trwałości liczony jest od daty ostatniej płatności, która zostanie Ci przekazana przez instytucję. W przypadku, gdy przepisy regulujące udzielanie pomocy publicznej wprowadzają ostrzejsze wymogi, wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.
Za datę płatności końcowej uznaje się:
- w przypadku, gdy środki przekazywane są w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową - datę przelewu na rachunek bankowy beneficjenta,
- w pozostałych przypadkach – datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.
Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej obowiązywania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:
- zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
- nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
- nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.
Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.
Sprawozdawczość
Jeżeli Twój projekt podlega zasadzie trwałości masz obowiązek sporządzania sprawozdań lub oświadczeń. Na ich podstawie określane będzie, czy została zachowana trwałość projektu. Instytucja, która udzieliła wsparcia, w okresie trwałości będzie też mogła przeprowadzić kontrolę projektu.
Taka kontrola może być również przeprowadzona doraźnie. Dzieje się to wtedy, gdy pojawią się przypuszczenia, że trwałość projektu została naruszona. Aby uniknąć takiej sytuacji, powinieneś informować instytucję, która udzieliła wsparcia w szczególności o:
- każdej zmianie w przedsiębiorstwie, instytucji mającej wpływ na osiągnięcie lub utrzymanie zadeklarowanych wskaźników rezultatu w projekcie;
- możliwości odzyskania podatku VAT, w przypadku, gdy był on wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie;
- zmianach powodujących uzyskanie nieuzasadnionej korzyści;
- zmianie charakteru lub własności projektu albo zaprzestaniu działalności.
System Ankietowania
Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, informuje, że 1 marca każdego roku w Systemie Ankietowania, dostępnym pod adresem sa.wrotapodlasia.pl, udostępniana jest ankieta trwałości projektu. System Ankietowania umożliwia Beneficjentom wypełnienie, wysłanie oraz wydrukowanie ankiety trwałości projektu.
IZ RPOWP przypomina, że zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, po zakończeniu realizacji projektu, Beneficjenci środków RPOWP na lata 2014-2020 zobowiązani są do przygotowywania i przekazywania do IZ RPOWP ankiet trwałości projektu, przez cały okres jego trwałości zgodnie z opracowanym przez IZ RPOWP wzorem i z określoną częstotliwością.
Dla projektów objętych obowiązkiem sprawozdawczym, ankietę należy wypełnić i przedłożyć w kancelarii Instytucji Zarządzającej RPOWP na lata 2014-2020 w nieprzekraczalnym terminie do 5 kwietnia roku następującego po roku sprawozdawczym. Po tym terminie nie będzie możliwości wypełnienia i wysłania ankiety on-line. Przedłożone w kancelarii IZ RPOWP wydruki próbne ankiet nie będą weryfikowane.
Przedłożenie wypełnionej ankiety w kancelarii IZ RPOWP możliwe jest na trzy sposoby:
- Wypełnienie ankiety on-line, wygenerowanie wydruku ankiety wraz z załącznikami, podpisanie wszystkich dokumentów przez upoważnione osoby oraz przedłożenie papierowych wersji dokumentów w kancelarii IZ RPOWP w wyznaczonym terminie (ul. Poleska 89,
15-874 Białystok). Dla projektów realizowanych w ramach I Osi Priorytetowej dokumenty należy kierować do Departamentu Innowacji i Przedsiębiorczości, dla projektów realizowanych w ramach pozostałych Osi Priorytetowych EFRR do Departamentu Rozwoju Regionalnego, - Wypełnienie ankiety on-line, a następnie wysłanie za pośrednictwem Systemu Ankietowania, podpisanej profilem zaufanym ePUAP ankiety wraz załącznikami, na skrzynkę podawczą Cyfrowego Urzędu Wrót Podlasia,
- Wypełnienie ankiety on-line, podpisanie wygenerowanych plików ankiety oraz załączników za pomocą podpisu kwalifikowalnego i wysłanie mailowo na skrzynkę Departamentu Innowacji i Przedsiębiorczości – dip.sekretariat@wrotapodlasia.pl (dotyczy projektów realizowanych w ramach I Osi Priorytetowej) lub Departamentu Rozwoju Regionalnego – drr.sekretariat@wrotapodlasia.pl (dotyczy projektów realizowanych w ramach pozostałych Osi Priorytetowych).
Szczegóły dotyczące wypełniania i przesyłania ankiety w Systemie Ankietowania zostały opisane w Instrukcji użytkownika (PDF 1.23 MB) dedykowanej beneficjentom.
